[科普中國]-管理信息

管理信息(Management Information,MI) 是信息的重要組成部分，也是管理信息系統(tǒng)管理的對象。它是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中收集的,經(jīng)過加工處理后，對企業(yè)管理和決策產(chǎn)生影響的各種數(shù)據(jù)的總稱。它通過數(shù)字、圖表、表格等形式反映企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動狀況，為管理者對整個企業(yè)實現(xiàn)有效的管理提供決策依據(jù)。1

管理信息的含義管理信息是指那些以文字、數(shù)據(jù)、圖表、音像等形式描述的，能夠反映組織各種業(yè)務(wù)活動在空間上的分布狀況和時間上的變化程度，并能給組織的管理決策和管理目標(biāo)的實現(xiàn)有參考價值的數(shù)據(jù)、情報資料。

管理信息的基本要求從管理控制工作職能的角度來看，為了達(dá)到有效的控制，對管理信息具有以下基本要求：

管理信息的準(zhǔn)確性即信息必須真實，客觀地反映實際情況。虛假的信息往往對組織決策者產(chǎn)生誤導(dǎo)，使其作出錯誤的判斷和決策，從而給組織造成損害。

管理信息的及時性信息具有時間價值，在管理活動中，信息的加工、檢索和傳遞一定要快，只有這樣，才能使管理者不失時機(jī)地對生產(chǎn)經(jīng)營活動作出反應(yīng)和決策。如果信息不能及時地提供給各級主管人員及相關(guān)人員，就會失去信息支持決策的作用，甚至有可能給組織帶來巨大損失。

管理信息的可靠性信息的可靠性除與信息的精確程度有關(guān)外，還與信息的完整性成正比關(guān)系。完整性是指管理信息的收集和加工不僅應(yīng)全面、系統(tǒng)，而且應(yīng)具有連續(xù)性。企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，而從外部影響企業(yè)經(jīng)營的環(huán)境因素又是眾多的。因而，企業(yè)必須全面收集反映企業(yè)各方面的信息，才能保證統(tǒng)一地指揮、協(xié)調(diào)、控制企業(yè)內(nèi)部的活動，才能使企業(yè)適應(yīng)外部環(huán)境的要求。同時，客觀世界是永恒變化的，其發(fā)出的信息也是連續(xù)不斷變化的，因而只有對這些不斷變更的信息進(jìn)行連續(xù)地收集和加工，才能正確地把握事情的本質(zhì)，從而為主管人員的決策提供可靠的依據(jù)。

管理信息的適用性管理控制工作需要的是適用的信息。由于不同的管理職能部門，其工作業(yè)務(wù)性質(zhì)和范圍不同，因而其對信息的種類、范圍、內(nèi)容等方面的要求是各不相同的。因此，信息的收集和加工處理應(yīng)有一定的目的性和針對性，應(yīng)當(dāng)是有計劃地收集和加工。

管理信息的特征有效性有效性是管理信息的首要特征，它是對于管理目的和管理活動的需要說必須有效，對管理過程中的調(diào)查

管理信息

預(yù)測、計劃目標(biāo)、戰(zhàn)略決策、組織結(jié)構(gòu)、人員配備、監(jiān)督控制等都要有用，包括信息的時間上要及時，數(shù)量上要適當(dāng)，質(zhì)量上要準(zhǔn)確，內(nèi)容上要適用。有效性也是信息的中心價值，如果信息在時間上不及時、數(shù)量上不足夠、質(zhì)量上不準(zhǔn)確、內(nèi)容上不適用的話，那么這種信息不僅無益，反而有害；

共享性這就是現(xiàn)在通常所說的資源共享的重要內(nèi)容。從管理信息角度來說，它的共享性主要表現(xiàn)在不同領(lǐng)域、不同層次、不同部門、不同單位往往都可共同使用某種信息資源。正確認(rèn)識和順應(yīng)這一特征，對于建立管理信息系統(tǒng)并發(fā)揮其重要作用具有重要的意義，也可充分發(fā)揮信息的共同作用，避免在信息的收集、加工、傳輸、儲存等方面的重復(fù)勞動，在現(xiàn)代社會中，信息資源的國際共享，Internet國際互聯(lián)網(wǎng)的建立，信息高速公路的誕生，使信息的共享性達(dá)到前所未有的程度；

等級性信息既有有效性和共享性，但是管理信息又是分級的，同時處在不同級的管理者對同一事物所需要的信息也不同，就是同一單位不同層次的管理者對信息的需要也明顯差異，從信息需要的重要性上可分區(qū)戰(zhàn)略級、戰(zhàn)術(shù)級和作業(yè)級。，戰(zhàn)略級主要指高層管理者需要的關(guān)系到全局和長期利益的信息，例如決定醫(yī)院的新建、改建、擴(kuò)建或停止等，戰(zhàn)術(shù)級為部門負(fù)責(zé)人需要的關(guān)系局部和中期利益的信息，例如醫(yī)務(wù)處（科）、護(hù)理部對每月業(yè)務(wù)工作情況的計劃和運行情況結(jié)果比較分析、控制質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。作業(yè)級是關(guān)系基層醫(yī)療業(yè)務(wù)的信息，例如每天門急診和住院人次和各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)、考勤等。

不完全性對于某種客觀事實的真實情況往往是不可能完全得到的，數(shù)據(jù)的收集或信息的轉(zhuǎn)換與主觀思路關(guān)系甚大，所以只有舍棄無用的和次要的信息才能正確地使用信息，這也就是信息的綜合性，管理必須全面地收集信息并進(jìn)行綜合分析、加工，才能充分認(rèn)識和考慮各種內(nèi)外因素引起的積極的或消極的影響程度，才能保證信息在決策、計劃、控制等做到科學(xué)管理上發(fā)揮重要作用，做到統(tǒng)籌兼顧、綜合平衡、協(xié)調(diào)發(fā)展；

經(jīng)濟(jì)性所謂信息的經(jīng)濟(jì)性就是信息同樣存在著投入產(chǎn)出的問題，對于信息的投入是必要的，但也要重視費用效益的分析，要求花費成本盡可能少而獲取的信息數(shù)量和價格量盡可能大，這就要求管理者既要重視對信息部門的經(jīng)濟(jì)投入，強(qiáng)調(diào)它們對于管理的重要性，健全信息管理組織和人員配備，又要注意信息的經(jīng)濟(jì)性和實用性；

滯后性信息是由數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換而來的，因此它不可避免地落后于數(shù)據(jù)，而且信息的使用價值必須經(jīng)過轉(zhuǎn)換才能得到，這種轉(zhuǎn)換也必須從數(shù)據(jù)到信息再到?jīng)Q策，最后取得效果，它們在時間關(guān)系上是：

從前一個狀態(tài)轉(zhuǎn)換為后一個狀態(tài)的時間間隔總不會是零，這就是信息的滯后性。同時又由于信息是有壽命的，許多信息的壽命衰老很快，因此要重視及時轉(zhuǎn)換，否則信息難以轉(zhuǎn)換，不轉(zhuǎn)換就失去信息的價值。

管理信息的類型為了有效地對管理信息加以分析和利用，就要對其進(jìn)行科學(xué)的分類。

1：按管理信息的來源劃分按管理信息的來源不同，可以將其分為內(nèi)生信息和外生信息(1)內(nèi)生信息。這是指組織內(nèi)部所產(chǎn)生的信息，它反映組織內(nèi)部所擁有的資料狀況、資料的利用水平和能力。

(2)外生信息。

外生信息來自組織外部，是對組織業(yè)務(wù)活動有影響的外部環(huán)境各因素的信息。例如：企業(yè)外部原材料的供應(yīng)情況，消費時尚的變化，產(chǎn)生技術(shù)進(jìn)步的速度和方向，政府頒布的政策、法規(guī)、條令等。

2：按組織不同層次的要求劃分按組織不同層次的要求，可以將管理信息分為計劃信息、控制信息和作業(yè)信息

(1)計劃信息。這種信息與最高管理層的計劃工作任務(wù)有關(guān)，即與決定該組織在一定時期內(nèi)的目標(biāo)、制訂戰(zhàn)略和政策、制訂規(guī)劃、合理分配資料有關(guān)的信息。這類信息主要來自組織外部環(huán)境，諸如當(dāng)前和未來的經(jīng)濟(jì)形勢的分析預(yù)測資料，市場競爭對手情況，國家的政策、法律、法規(guī)頒布情況及變動。

(2)控制信息。

這是組織的中層管理部門為了實現(xiàn)組織的經(jīng)營目標(biāo)而對生產(chǎn)經(jīng)營活動各環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督、控制所應(yīng)有的信息?？刂菩畔⒅饕獊碜越M織內(nèi)部，要求比較詳細(xì)具體。

(3)作業(yè)信息。

這種信息與組織的日常管理業(yè)務(wù)活動有關(guān)，大多反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的日常業(yè)務(wù)活動，用以保證基層管理部門切實地完成具體作業(yè)。這類信息也主要來自組織內(nèi)部?；鶎又鞴苋藛T是該類信息的主要使用者，其信息要求明確、具體、詳細(xì)。

3：按產(chǎn)生時間的不同劃分

按產(chǎn)生時間的不同，可以將管理信息分為歷史性信息、實時性信息和預(yù)測性信息。

(1)歷史性信息。

這是指在過去就已經(jīng)發(fā)生的信息。這類信息一般已被使用過，但是具有幫主管人員從歷史條件中找到借鑒和啟發(fā)的意義，因而仍具有利用價值，仍需將其以資料文檔的形式予以保存。

(2)實時性信息。

這是指反映組織當(dāng)前活動情況及外部環(huán)境特征的信息。該類信息的時效性很強(qiáng)，往往是企業(yè)信息工作的重點，對于指導(dǎo)和控制組織正在進(jìn)行的活動具有非常重要的作用。

(3)預(yù)測性信息。

這是指在掌握和利用以上兩種信息的基礎(chǔ)上，通過運用科學(xué)的預(yù)測方法或主管人員的經(jīng)驗判斷，據(jù)此對組織未來進(jìn)行預(yù)先描述所得到的信息。這類信息對于高層主管人員的及時決策，盡早作出相應(yīng)的準(zhǔn)備措施有重大意義。

4：按管理信息的穩(wěn)定性劃分

按管理信息的穩(wěn)定性，可以將其分為固定信息和流動性信息

(1)固定信息。

這是指組織在一定時期內(nèi)不會發(fā)生重大變化，具有相對穩(wěn)定性的信息。它可以供各項管理工作重復(fù)使用，不會發(fā)生質(zhì)的變化。以企業(yè)為例，固定信息主要包括定額標(biāo)準(zhǔn)信息，計劃合同信息和查詢信息。一般而言，固定信息約占企業(yè)管理系統(tǒng)中總信息流量的75%，因而固定信息的整理和利用在很大程度上便決定了整個企業(yè)管理系統(tǒng)的工作質(zhì)量。

(2)流動信息。

又稱為作業(yè)統(tǒng)計信息，它是由組織的營運活動所產(chǎn)生的，反映生產(chǎn)經(jīng)營活動實際進(jìn)程和狀況的信息，并且隨著生產(chǎn)經(jīng)營活動的進(jìn)展而不斷變化和更新。例如企業(yè)的庫存量情況，產(chǎn)品的生產(chǎn)進(jìn)度、企業(yè)的設(shè)備損耗情況等。由于該類信息不斷變化，因而其時效性非常重要，一般只有一次性使用價值。

管理信息的重要作用有些單位對信息的收集比較完善，但信息資源卻沒有得到充分利用，沒有為經(jīng)濟(jì)管理發(fā)揮應(yīng)有的作用，這是非常可惜的。因此，強(qiáng)調(diào)管理信息的作用，開發(fā)信息資源，非常必要。管理信息的重要作用主要表現(xiàn)如下：

（1）管理信息具有重要的心理作用

在管理實踐中，管理信息能夠發(fā)揮重大的心理作用。有經(jīng)驗的管理成功人士都知道，員工的士氣能夠產(chǎn)生巨大的力量，促使組織成員鼓足干勁、努力地工作以完成組織的目標(biāo)或幫助組織走出困境。如何提高員工士氣，方法有很多。其中之一就是恰當(dāng)?shù)叵騿T工發(fā)布各類信息，搞好宣傳工作，這就是管理信息的心理作用。例如，在管理實踐中，有的企業(yè)定期將企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和銷售額增長的指標(biāo)向員工頒布，以鼓舞大家的工作熱情；將員工在完成產(chǎn)量和成本指標(biāo)方面的情況及獎懲結(jié)果定期公布，以落實責(zé)任制，激勵先進(jìn)者，鞭策后者；有時企業(yè)也把企業(yè)的經(jīng)營困境狀況告訴全體員工，以統(tǒng)一認(rèn)識，增強(qiáng)員工的危機(jī)感，促使其將自己與企業(yè)的命運聯(lián)系起來，主動地努力工作。

（2）管理信息是進(jìn)行預(yù)測的基礎(chǔ)

預(yù)測是對未來環(huán)境進(jìn)行估計。它是根據(jù)調(diào)查研究所獲得的客觀事物的各種信息資料，運用科學(xué)的預(yù)測方法和預(yù)測模型，對事物未來一定時期內(nèi)的發(fā)展方向所作出的判斷和推測?？梢姡A(yù)測是以掌握信息為基礎(chǔ)的，要作出科學(xué)的預(yù)測，除了要有科學(xué)的預(yù)測方法之外，充分擁有信息資料是基本的前提。

管理信息的預(yù)測作用對于管理來說是相當(dāng)重要的，沒有預(yù)見就沒有科學(xué)的管理，管理者必須充分發(fā)揮信息的預(yù)測作用。

（3）管理信息的流動是進(jìn)行管理控制的基本手段管理的本質(zhì)在于處理信息，管理的藝術(shù)在于駕馭信息。在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，總是貫穿著物流和信息流，信息流伴隨著物流同時流動，并反作用物流，控制著其流動過程。管理者正是通過駕馭信息流來控制物流，進(jìn)而達(dá)到管理和控制生產(chǎn)經(jīng)營活動過程的目的，以實現(xiàn)企業(yè)或組織的目標(biāo)。在現(xiàn)代的管理活動中，無論采用哪種方法進(jìn)行控制，都必須做到兩點：

①系統(tǒng)要力圖保持自身穩(wěn)定于某種狀態(tài)之中，當(dāng)發(fā)生偏離時，系統(tǒng)首先應(yīng)能及時察覺，并采取必要的糾正措施，以使系統(tǒng)的活動趨于相對穩(wěn)定，這叫做“維持現(xiàn)狀”。

②系統(tǒng)要力圖使自己從某種現(xiàn)存狀態(tài)過渡到某種期望的狀態(tài)，即在某些情況下，組織內(nèi)外環(huán)境發(fā)生變化，從而對組織提出新的要求，主管人員就應(yīng)當(dāng)改革和創(chuàng)新，開拓新局面。這時，就應(yīng)當(dāng)對原有的計劃進(jìn)行修訂，確定新的現(xiàn)實目標(biāo)，并采取措施突破現(xiàn)狀，達(dá)到新計劃的期望狀態(tài)。這叫做“突破現(xiàn)狀。”在以上兩種情況下，信息都起著非常重要的作用。

本詞條內(nèi)容貢獻(xiàn)者為:

王沛 - 副教授、副研究員 - 中國科學(xué)院工程熱物理研究所