[科普中國(guó)]-可轉(zhuǎn)換信息系統(tǒng)

簡(jiǎn)介

可轉(zhuǎn)換信息系統(tǒng)是指用新的信息系統(tǒng)代替當(dāng)前信息系統(tǒng)的一系列的過程或當(dāng)前信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到其他系統(tǒng)平臺(tái)的過程?？赊D(zhuǎn)換信息系統(tǒng)在進(jìn)行轉(zhuǎn)換之前，必須預(yù)先做好大量的準(zhǔn)備工作，如數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備、文檔的完善、用戶的培訓(xùn)等，只有這樣才能保證轉(zhuǎn)換工作順利進(jìn)行。

轉(zhuǎn)換方式直接轉(zhuǎn)換直接轉(zhuǎn)換是在原有系統(tǒng)停止運(yùn)行時(shí)，新系統(tǒng)立刻投入運(yùn)行，中間沒有過度階段的信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的方式統(tǒng)轉(zhuǎn)換方式。采用這種轉(zhuǎn)換方式時(shí)，方法較為簡(jiǎn)單，人力和費(fèi)用最為節(jié)省，但風(fēng)險(xiǎn)大，萬一最后系統(tǒng)運(yùn)行不起來，就會(huì)給業(yè)務(wù)和管理工作造成混亂。直接轉(zhuǎn)換方式適用于新系統(tǒng)不太復(fù)雜且不太重要，或原有系統(tǒng)完全不能使用的情況。

并行轉(zhuǎn)換并行轉(zhuǎn)換就是新系統(tǒng)和原有系統(tǒng)并行工作一段時(shí)間，新信息系統(tǒng)經(jīng)過這段時(shí)間的考驗(yàn)后，新信息系統(tǒng)正式替代原有信息系統(tǒng)，如圖(b)所示。采用平行轉(zhuǎn)換的優(yōu)點(diǎn)是風(fēng)險(xiǎn)較小，在并行工作期間，原有系統(tǒng)和新系統(tǒng)并存，一旦新系統(tǒng)出現(xiàn)問題，可以暫時(shí)停止而不會(huì)影響原有系統(tǒng)的正常工作；在轉(zhuǎn)換期間還可同時(shí)比較新、舊兩個(gè)系統(tǒng)的性能，讓系統(tǒng)操作員和其他有關(guān)人員得到全面培訓(xùn)。其缺點(diǎn)是在平行運(yùn)行期間，要兩套系統(tǒng)或兩種處理方式同時(shí)并存，因而人力和費(fèi)用消耗較大。在銀行、財(cái)務(wù)和一些企業(yè)的核心信息系統(tǒng)中，這是一種經(jīng)常使用的轉(zhuǎn)換方式1。

分段轉(zhuǎn)換分段轉(zhuǎn)換又稱逐步轉(zhuǎn)換、向?qū)мD(zhuǎn)換、試點(diǎn)過渡轉(zhuǎn)換，是采取分期分批逐步轉(zhuǎn)換方式，在新信息系統(tǒng)正式使用之前，一部分一部分地替代原有信息系統(tǒng)，如圖(c)所示。分段轉(zhuǎn)換實(shí)際上是上述兩種轉(zhuǎn)換方式的結(jié)合。這種轉(zhuǎn)換方式既能保證系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行，人力和費(fèi)用消耗也不太高，但要求子系統(tǒng)之間具有一定的獨(dú)立性，對(duì)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)也有較高的要求。一般比較大的系統(tǒng)采用這種轉(zhuǎn)換方式較為適宜。

信息系統(tǒng)信息系統(tǒng)，從技術(shù)上說就是為了支持組織決策和控制而收集（或獲取）、處理、存儲(chǔ)、分配信息的一組相互關(guān)系的組件。除了支持決策、協(xié)作和控制，信息系統(tǒng)也可用來幫助經(jīng)理和工人分析解決問題，使復(fù)雜性可視化，以及創(chuàng)造新的產(chǎn)品，從商業(yè)角度看，一個(gè)信息系統(tǒng)是一個(gè)用于解決環(huán)境提出的挑戰(zhàn)的、基于信息技術(shù)的組織管理方案。通常用“信息系統(tǒng)”這個(gè)詞時(shí)，特指依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)的信息系統(tǒng)。是由計(jì)算機(jī)硬件、網(wǎng)絡(luò)和通訊設(shè)備、計(jì)算機(jī)軟件、信息資源、信息用戶和規(guī)章制度組成的以處理信息流為目的的人機(jī)一體化系統(tǒng)。信息系統(tǒng)有五個(gè)基本功能：輸入、存儲(chǔ)、處理、輸出和控制。輸入功能：信息系統(tǒng)的輸入功能決定于系統(tǒng)所要達(dá)到的目的及系統(tǒng)的能力和信息環(huán)境的許可。存儲(chǔ)功能：存儲(chǔ)功能指的是系統(tǒng)存儲(chǔ)各種信息資料和數(shù)據(jù)的能力。處理功能：數(shù)據(jù)處理工具：基于數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)的聯(lián)機(jī)分析處理(OLAP)和數(shù)據(jù)挖掘(DM)技術(shù)。輸出功能：信息系統(tǒng)的各種功能都是為了保證最終實(shí)現(xiàn)最佳的輸出功能?？刂乒δ埽簩?duì)構(gòu)成系統(tǒng)的各種信息處理設(shè)備進(jìn)行控制和管理,對(duì)整個(gè)信息加工、處理、傳輸、輸出等環(huán)節(jié)通過各種程序進(jìn)行控制。

準(zhǔn)備工作數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備系統(tǒng)切換工作中的一項(xiàng)十分艱巨的工作就是數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。如果新系統(tǒng)是在手工管理基礎(chǔ)上建立起來的，那么就要將手工處理的各類數(shù)據(jù)如單證、報(bào)表、賬冊(cè)和卡片等按照新系統(tǒng)的規(guī)則進(jìn)行分類并集中在一起，然后組織人力進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入工作，將這些紙介質(zhì)中存放的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成機(jī)內(nèi)信息。由于系統(tǒng)運(yùn)行可能是比較長(zhǎng)時(shí)間段內(nèi)的數(shù)據(jù)，因此數(shù)據(jù)的錄入工作量非常大，要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間等。如果信息系統(tǒng)是在已有的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)上開發(fā)的，那么就要通過合并、更新、轉(zhuǎn)換等方法，將原系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到新系統(tǒng)中來。這種轉(zhuǎn)換工作也是非常復(fù)雜而耗費(fèi)時(shí)間的，有的還可能涉及數(shù)據(jù)庫的改建或重組，但現(xiàn)在有些則使用數(shù)據(jù)倉庫2。

文檔的完善軟件產(chǎn)品開發(fā)完畢后，要交給用戶使用。而軟件是程序以及開發(fā)、使用和維護(hù)程序需要的所有文檔，一個(gè)軟件產(chǎn)品必須有一個(gè)完整的配置組成。總體規(guī)劃，系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)施、系統(tǒng)測(cè)試等各階段都有最終產(chǎn)品的一個(gè)或幾個(gè)組成部分(這些組成部分通常以文檔資料的形式存在)，這些組成部分記錄了開發(fā)過程的軌跡，是開發(fā)人員工作的依據(jù)，也是用戶運(yùn)行系統(tǒng)、維護(hù)系統(tǒng)的依據(jù)，因此文檔資料必須符合一定的規(guī)范。在系統(tǒng)交付使用后，必須將整套文檔資料準(zhǔn)備齊全，形成正規(guī)的文件。

系統(tǒng)說明性文件主要有3類：

(1)系統(tǒng)的一般性說明文件。包括以下內(nèi)容：

用戶手冊(cè)，給用戶介紹系統(tǒng)全面情況，包括目標(biāo)和有關(guān)人員情況。

系統(tǒng)規(guī)程，為系統(tǒng)的操作和編程等人員提供的總的規(guī)程，包括計(jì)算機(jī)操作規(guī)程、監(jiān)理規(guī)程、編程規(guī)程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

特殊說明，結(jié)合具體情況有些特殊要求，有時(shí)是不斷進(jìn)行補(bǔ)充和發(fā)表的。

(2)系統(tǒng)開發(fā)報(bào)告。包括以下內(nèi)容：

系統(tǒng)可行性分析報(bào)告，提出系統(tǒng)分析的理由、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的必要性、系統(tǒng)規(guī)模、子系統(tǒng)的開發(fā)安排等。

系統(tǒng)分析報(bào)告，描述系統(tǒng)的邏輯模型。

系統(tǒng)設(shè)計(jì)報(bào)告，涉及輸入、輸出、數(shù)據(jù)庫組織、處理程序等方面。

系統(tǒng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告，涉及到系統(tǒng)對(duì)管理和職工的影響、費(fèi)用/效益分析、運(yùn)行情況等。

(3)程序說明書。包括以下內(nèi)容：

整個(gè)系統(tǒng)程序包的說明。

系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)流程圖和程序流程圖。

作業(yè)控制語句說明。

程序清單。

程序?qū)嶒?yàn)過程說明。

輸入輸出樣本。

程序所有檢測(cè)點(diǎn)設(shè)置說明。

各個(gè)操作指令、控制臺(tái)指令。

修改程序的手續(xù)，包括要求填表的手續(xù)和樣單。

操作人員指示書。告訴操作員操作順序、需要的輸入/輸出介質(zhì)、程序中斷時(shí)應(yīng)采取的行動(dòng)、例外情況的分析、各種參數(shù)輸入條件、輸出的份數(shù)等等。

人員培訓(xùn)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換過程中最關(guān)鍵的問題是把新系統(tǒng)付諸于實(shí)際操作。由于系統(tǒng)轉(zhuǎn)換工作牽涉到人力、物力和財(cái)力各個(gè)方面，所以整個(gè)過程要有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行，在進(jìn)行過程中會(huì)遇到許多困難，需要高層領(lǐng)導(dǎo)的參與和解決，也需要廣大用戶的支持和理解。軟件系統(tǒng)轉(zhuǎn)換后，要想發(fā)揮它應(yīng)有的作用，就需要有人去操作，在管理信息系統(tǒng)中人是最重要的因素；管理信息系統(tǒng)運(yùn)行成功基本上依靠系統(tǒng)分析員、系統(tǒng)設(shè)計(jì)員、程序員和管理人員的密切配合，因此要重視人員培訓(xùn)。

新舊系統(tǒng)的交替，往往使一些舊系統(tǒng)的知識(shí)擁有者對(duì)新系統(tǒng)工作人員產(chǎn)生妒忌和反感，或者重視新系統(tǒng)中脫離實(shí)際或想象不周之處。在此期間，領(lǐng)導(dǎo)要大力支持，管理人員和系統(tǒng)分析人員要竭盡聰明才智，調(diào)動(dòng)新系統(tǒng)工作人員的積極性和創(chuàng)造性，鼓舞士氣，這是努力完成系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的關(guān)鍵。

大多數(shù)系統(tǒng)在系統(tǒng)調(diào)試的同時(shí)就開始進(jìn)行各種水平的培訓(xùn)。例如，對(duì)于操作人員或數(shù)據(jù)錄入人員來說要進(jìn)行操作培訓(xùn)，使他們掌握系統(tǒng)操作規(guī)則和操作過程；對(duì)于管理人員(各層的管理人員)來說要進(jìn)行使用培訓(xùn)，使他們能夠靈活地使用系統(tǒng)提供的各項(xiàng)功能，實(shí)現(xiàn)信息的查詢檢索，利用系統(tǒng)提供的各類信息進(jìn)行決策；對(duì)于系統(tǒng)管理人員(維護(hù)人員、數(shù)據(jù)庫管理員等)來說要進(jìn)行系統(tǒng)技術(shù)培訓(xùn)，使他們掌握各種技能以保證整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。除了上述的培訓(xùn)內(nèi)容外還要進(jìn)行信息管理規(guī)則的培訓(xùn)。用戶培訓(xùn)可以根據(jù)實(shí)際需要采取不同的方式進(jìn)行。

總之，在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換前要充分做好各方面的組織、準(zhǔn)備工作，特別是要做好人的工作，為系統(tǒng)轉(zhuǎn)換和運(yùn)行奠定基礎(chǔ)。